Datenschutz im Personalbereich
Datenschutz im Personalbereich Jeden Tag verarbeitet eine Personalabteilung zahlreiche Daten. Neben Kontakten und Gehaltsinformationen fallen oft auch Leistungsbewertungen, Urlaubsansprüche oder Gesundheitsdaten an. Die DSGVO gilt auch hier: Verarbeitung darf nur rechtmäßig erfolgen, einen klaren Zweck haben und so schonend wie möglich sein. Klare Prozesse schützen Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen. Wichtige Grundsätze Rechtmäßigkeit der Verarbeitung: Daten dürfen nur aufgrund einer Rechtsgrundlage erhoben werden (Vertrag, Einwilligung, gesetzliche Pflicht oder berechtigtes Interesse). Zweckbindung und Datenminimierung: Daten nur für den definierten Zweck nutzen und nur so viel speichern, wie nötig. Speicherung und Vertraulichkeit: Daten sicher aufbewahren, Zugriff nur für berechtigte Personen. Transparenz: Mitarbeitende über Zwecke, Dauer der Speicherung und Rechte informieren. Typische Datenkategorien im Personalbereich Personalstammdaten (Name, Anschrift) Gehalts- und Benefits-Daten Arbeitsverträge, Zeugnisse, Leistungsbewertungen Arbeitszeiten, Urlaub und Abwesenheiten Gesundheitsdaten im betrieblichen Gesundheitsmanagement oder bei Arbeitsunfällen Bewerbungsunterlagen und Eignungstests Praxis-Tipps für HR Prüfen Sie vor jeder Verarbeitung die Rechtsgrundlage und dokumentieren Sie sie. Minimieren Sie Daten: speichern Sie nur notwendige Felder und verwenden Sie Pseudonymisierung, wann immer möglich. Setzen Sie Verträge zur Auftragsverarbeitung auf und halten Sie klare Verantwortlichkeiten fest. Beschränken Sie den Zugriff durch rollenbasierte Berechtigungen; verwenden Sie sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig zu Datenschutz und sicherem Umgang mit Daten. Definieren Sie Löschfristen und prüfen Sie regelmäßig, welche Daten noch benötigt werden. Sicherheit und Verträge Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind essenziell: Verschlüsselung von Daten, Auditlogs, sichere Backups und regelmäßige IT-Sicherheitsaudits. Durch klare Verträge mit Dienstleistern sichern Sie, dass auch externe Systeme datenschutzkonform arbeiten. ...